С 1 сентября 2026 года в большинстве случаев транспортные накладные на перевозку грузов необходимо оформлять исключительно в электронном виде. В этой статье разбираем, на кого распространяется новое требование, как правильно оформить электронный документ и в каких случаях бумажная накладная всё ещё допустима.
Важное
ЭТрН — это электронная транспортная накладная, которую участники перевозки подписывают электронной подписью и передают друг другу через операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Актуальный перечень таких операторов опубликован на сайте Минтранса.
Данные из электронной накладной поступают в государственную систему — ГИС ЭПД, откуда их могут запрашивать контролирующие органы. При переходе на цифровой формат юридическая сила документа сохраняется: ЭТрН, как и прежде, подтверждает факт заключения договора перевозки груза.
С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная стала обязательной для всех сторон перевозки — грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Вместе с ней в цифровой формат переводятся и некоторые другие документы, сопровождающие грузоперевозки.
Бумажный вариант допускается только в исключительных случаях, которые строго определены в приказе Минтранса России от 01.06.2026 № 262.
Что такое ЭТрН и чем она отличается от бумажной транспортной накладной
Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки между отправителем и перевозчиком. Электронная накладная (ЭТрН) выполняет точно такую же роль — меняется лишь формат и способ передачи, а не юридическое назначение документа.
ЭТрН представляет собой XML-файлы обмена, каждый из которых подписывается соответствующим участником перевозки. Передача осуществляется через операторов ИС ЭПД — компаний, аккредитованных и включённых в реестр Минтранса. Прямая отправка в ГИС ЭПД невозможна, поэтому оператор необходим всем участникам процесса.
Форматы электронной транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказа-наряда утверждены приказом ФНС России от 09.12.2021 №ЕД-7-26/1065. Порядок обмена документами между участниками перевозки и государственной системой установлен постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 №931.
При остановке транспортного средства на дороге водитель обязан по требованию инспектора ГИБДД предъявить QR-код, который может быть отображён на экране смартфона или планшета.
Кто обязан применять ЭТрН с 1 сентября 2026 года
Переход на электронную транспортную накладную с 1 сентября 2026 года касается всех сторон перевозки. Оформить ЭТрН в одностороннем порядке невозможно: если хотя бы один участник не подключён к оператору ИС ЭПД, завершить электронный обмен по накладной не удастся.
| Участник | Что делает в электронном обмене |
| Грузоотправитель | Формирует накладную, вносит данные о сторонах, грузе, водителе и транспортном средстве |
| Перевозчик | Принимает груз к перевозке, фиксирует его фактическое состояние и завершает перевозку |
| Грузополучатель | Принимает груз, фиксирует расхождения и повреждения |
Требование перехода на ЭТрН не зависит от масштаба бизнеса, объёма перевозок или количества транспорта. Индивидуальный предприниматель с одним автомобилем подключается к оператору ИС ЭПД на таких же условиях, как и крупная федеральная компания.
Важно: при этом обязанность распространяется и на организации, которые сами не занимаются перевозками. Если поставщик доставляет товар силами транспортной компании, покупатель как грузополучатель также обязан подписать свою часть электронной накладной.
Отдельного титула для экспедитора в ЭТрН нет. Если экспедитор принял груз во владение по экспедиторской расписке или передаёт груз привлечённому перевозчику от своего имени — подписывает титул грузоотправителя, а если сам перевозит груз — титул перевозчика.
Кроме транспортной накладной, в электронный вид с 1 сентября 2026 года переходят заказ и заявка на перевозку груза, экспедиторские документы, транспортная железнодорожная накладная и грузовая накладная при воздушной перевозке.
Электронный путевой лист не подпадает под общее требование Федерального закона от 07.06.2025 №140-ФЗ, но установлено отдельное требование об электронной форме путевого листа для перевозок алкогольной и спиртосодержащей продукции.
Когда транспортная накладная не нужна
Транспортная накладная оформляется только при наличии договора перевозки. Если договора нет — обязанности создавать ЭТрН не возникает. Например, накладная не требуется, когда компания перевозит собственный груз своим транспортом или когда покупатель забирает товар на своём автомобиле без привлечения перевозчика.
При этом ориентироваться нужно на фактическую схему доставки, а не на формулировку «самовывоз» в договоре. Если покупатель приезжает не сам, а нанимает транспортную компанию, договор перевозки уже есть — и ЭТрН становится обязательной.
Исключения
В ряде случаев договор перевозки заключён, и накладная обязательна, однако оформить её электронно невозможно. Приказ Минтранса от 01.06.2026 №262 содержит закрытый перечень оснований для использования бумажной транспортной накладной:
- перевозка грузов военного назначения с участием Минобороны;
- грузоотправитель или грузополучатель — иностранное юрлицо, не состоящее в государственном реестре аккредитованных филиалов и представительств;
- каботажная перевозка иностранным перевозчиком из ЕАЭС;
- перевозка груза для физического лица в личных, семейных или домашних целях;
- сбой ГИС ЭПД, подтверждённый госсистемой обнаружения кибератак;
- отсутствие интернета в населённых пунктах из специального перечня (распоряжение Правительства №1855-р);
- грузоотправитель и грузополучатель совпадают;
- перевозка драгоценных металлов и камней.
Исключения действуют с 1 сентября 2026 года по 1 сентября 2032 года. Для экспедиторских документов утверждён отдельный перечень (приказ Минтранса №115 от 03.04.2026).
Важно: сбой и отсутствие интернета не являются универсальными основаниями. Сбой должен быть зафиксирован государственной системой, а населённый пункт — входить в утверждённый перечень.
Как перейти на ЭТрН
Шаг 1. Определить, какие перевозки попадают под новое требование
На первом этапе необходимо проанализировать реальные схемы перевозок, используемые в бизнесе. Важно выяснить, в каких случаях заключается договор перевозки, кто выступает грузоотправителем, кто — перевозчиком и участвует ли в процессе экспедитор.
Особое внимание стоит уделить поставкам, где компания является грузополучателем: по таким сделкам она подписывает свою часть накладной, даже если не заказывала перевозку.
Анализ текущей ситуации позволит понять, обязательно ли для компании переходить на ЭТрН.
Шаг 2. Выбрать оператора ИС ЭПД
Все участники перевозок, подпадающие под требование перехода на ЭТрН, обязаны подключиться к оператору ИС ЭПД. Это необходимо, поскольку прямой работы с ГИС ЭПД не предусмотрено — документы передаются через операторов, включённых в реестр Минтранса.
При этом у сторон перевозки могут быть разные операторы — электронные документы всё равно будут доставлены через роуминг, организованный между большинством систем.
Шаг 3. Получить электронные подписи и оформить доверенности
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) требуется каждому сотруднику, который будет подписывать титулы в ЭТрН.
Руководитель получает подпись в удостоверяющем центре ФНС. Для остальных сотрудников подпись выпускается в аккредитованном удостоверяющем центре, при этом их полномочия подтверждаются машиночитаемой доверенностью (МЧД).
Шаг 4. Согласовать переход с контрагентами
Электронный документооборот возможен только при участии всех сторон перевозки.
До 1 сентября 2026 года рекомендуется запросить у постоянных грузоотправителей, перевозчиков и грузополучателей информацию об их операторе ИС ЭПД и статусе подключения. Если хотя бы один участник цепочки не подключён к оператору, завершить оформление ЭТрН не получится.
Шаг 5. Подготовить водителей и сотрудников склада
Для работы с электронной транспортной накладной водителю потребуется смартфон или планшет — при проверке на дороге он показывает QR-код через сервис оператора ИС ЭПД.
Также необходимо назначить сотрудника, который будет подписывать титул грузополучателя. Обычно это работник склада.
Важно определить ответственных заранее и обеспечить их всем необходимым. Частая проблема: груз принимает кладовщик, а электронная подпись оформлена только на бухгалтера в головном офисе. Передавать КЭП третьим лицам запрещено, поэтому каждому сотруднику, участвующему в подписании, требуется собственная подпись и машиночитаемая доверенность.
Шаг 6. Отработать процесс
До наступления обязательной даты рекомендуется протестировать оформление электронной накладной в реальных условиях. Помимо стандартного сценария, полезно проверить и нестандартные ситуации: замену водителя или транспортного средства в пути, переадресацию груза, расхождение по количеству мест при выгрузке, а также недоступность системы у контрагента.
Что грозит за нарушение правил
Отдельной статьи за работу без ЭТрН в КоАП РФ пока нет — соответствующие поправки ещё только разрабатываются. Поэтому при отсутствии у водителя товаросопроводительных документов применяется действующая ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ, которая предусматривает предупреждение или штраф 500 рублей.
Наказание зависит от обстоятельств: если накладная отсутствует полностью — штраф 500 рублей. Если она оформлена на бумаге, тогда как должна быть электронной, — устное предупреждение.
Основной риск лежит не в плоскости штрафов на дороге, а в налоговой сфере. После 1 сентября бумажная накладная, оформленная вне исключений, перестаёт считаться надлежащим подтверждающим документом. Это может дать налоговому органу основание не признать транспортные расходы документально подтверждёнными, а также отказать в вычете НДС при возникновении сомнений в реальности перевозки.
Информация опубликована: 01.09.2026 г.
